今天，受邀来这里和大家一起分享我在办公室的一些办文经验，我感到荣幸之至。在办公室，我们接触最多的就是公文，中央、省委、市委下发的各类文件，县直部门向县委报告、请示文件以及代拟的各种通知，县直部门呈报县委或县委主要负责同志的各类简报、纪要等等，所以今天，我想和大家一起分享作为办公室文秘工作人员必须具备的基本技能之一——了解并掌握公文的基本分类和一般写作格式，希望能和大家相互学习、共同进步。
　　首先，我来介绍一下第一部分，公文的定义和基本分类。
　　一、公文定义及基本分类
　　党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。可以分为通用公文（各类工作部门通行使用）和专用公文（专供特殊需要使用）两大类。通用公文又分为法定公文（依据专门的公文法规，具有特定效力和规范体式的正式公文）和一般公文（不以正式文件形式发出）两类。
　　（一）法定公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要
　　（二）一般公文：领导讲话稿、调研报告、工作计划与总结、汇报材料、述职报告等。
　　下面，我想和大家重点介绍一下法定公文，也就是我们常用的公文种类：
　　1.决议——适用于会议讨论通过的重大决策事项。
　　2.决定——适用于对重要事项作出决策和部署、惩奖有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
　　3.命令——适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、惩奖有关单位和人员。
　　4.公报——适用于公布重要决定或者重大事项。
　　5.通告——适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　6.通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
　　7.报告——适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。一般分为工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。
　　8.请示——适用于向上级机关请求指示、批准。
　　9.批复——适用于答复下级机关请示事项。
　　10.通报——适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
　　11.函——适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
　　12.纪要——适用于记载会议主要情况和议定事项
　　（在这12种法定公文中，我们工作中最常用到也最容易出差错的，就是报告和请示，借此机会，我想和大家重点介绍一下报告和请示的异同、以及行文规则。）
　　相同点：①两者都属上行文。 ②上报的报告、请示首页必须注明签发人。（在接收各单位来文中我发现，很多单位向县委报告和请示事项时，都没有签发人，这个错误一定不能犯，后面我还会详细说明“签发人”的格式和注意事项。）
　　区  别：①性质和行文的目的不同。报告是呈阅性公文，行文的目的在于汇报工作、反映情况、提出意见建议以及答复询问等，属于陈述性公文，故不要求上级机关回复。而请示呈批性公文，行文的目的在于请求上级指示或审核批准，需要上级机关给予答复。②上级机关处理原则不同。对待报告上级机关只有认为有必要时才予以回复，而对于请示上级机关不管同意与否均应批复。③行文的时间不同。报告在事前、事中、事后均可以行文。而请示必须在事前行文，不能先斩后奏。
　　向上级机关行文（一般使用请示、报告），应当遵循以下规则：①原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。②党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。③下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。④单项工作报告和请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。⑤除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。⑥受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
　　（下面，我来重点介绍一下第二部分，法定公文的格式写作，以及相关的注意事项。）
　　二、法定公文的格式写作
　　公文的排版格式统一用A4（210mm×297mm），一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋。页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线，这里要注意的是，单页码居右，双页码居左。
　　公文格式要素：版心内的公文格式各要素划分为：版头、主体、版记三部分。版头——公文首页红色分隔线以上的部分。主体——公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。版记——公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
　　（一）版头部分格式：
　　1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字 。
　　份号常见错误：①涉密文件不标注份号。②份号的数字不按规定标注，随意性大。③份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。
　　2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
　　3.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
　　4.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；文字采用3号仿宋（GB2312）；年份应标全称，用六角括号“〔　〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
　　发文字号常见错误：①发文字号标注不规范：括弧不对，按规范年份应放在4角括号〔〕里，却使用圆括号（）、单书名号〈〉、四角方括号[] 、综括号【】等；序号累赘，发文顺序号编虚位，如“01”，前面加“第”字等。②发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分割线重叠；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。③未标注文号。
　　5.一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字号。
　　6.一字号多文。用同一发文字号，制作两份及以上不同的文件。
　　7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
　　签发人常见错误：①有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。②签发人的标注不规范。如签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。③多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。
　　（二）主体部分格式：
　　1.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称+事由+文种组成，发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。位于红色分隔线下空一行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。现党政机关公文的标题根据需要可以加标点符号。
　　标题常见错误：①公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“长方形”、“沙漏形”等，有的标题在回行时词义不完整。②标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”，有的出现多个“关于”，有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。 如“关于印发《关于XXXX》的通知”。③标题中文种使用重复。如：××市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告、××厅关于反馈××省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见（征求意见稿）的意见函。
　　2.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
　　3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28字。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。
　　正文中的层次序数：文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层 “ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。
　　4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。附件在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。
　　附件常见错误：①“附件”二字只标了一个“附”字，或附件名称未标全称。②附件顺序号用汉字“一、二、三……”来标注。③附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是另起一行，有的附件名称后标注标点符号。④文字较长的附件说明回行后，没有与上一行附件名称的首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。
　　5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（主办机关在前，每排最多排３个）。
　　6.成文日期：一般署会议通过日期或领导同志签发日期。 成文日期以领导人签发的日期为准，两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期。联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。
　　7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期。联合行文时，应将各发文机关署名（可用简称）排在成文日期和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。每排最多排３ 个印章。印章排列整齐，互不相交或相切。两端不得超出版心。
　　特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
　　8.附注：需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话。
　　（三）版记部分格式：
　　1.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
　　2.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。    如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
　　3.印发机关和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
　　4.页码:公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

没有找到想要的文档没关系，可以——原创定制

如果不想充值，也可以——以稿换稿

温馨提示：
1、本站立足于原创，非会员单篇售价50元起，是本站注册会员，有足够的积分，作品会员价多少就扣减多少；
2、充值起点50元，多充不限；本着自愿的原则，充值不可退款或提现；如不想充值，可拿自己的最新原创作品交换；
3、无忧只搭建平台，制定稿件上传和下载规则，其他由上传人和下载人自愿进行，无忧不对稿件内容和质量负责；
4、无忧不保证平台稿件永久留存，请下载用户自行及时保留；
5、本站文章均为原创投稿，仅供下载参考，拒绝任何形式转载，侵权必究。