提高文字表达能力，既有理论性，更带有实践性，这方面的参考书籍比较多，今天我主要围绕书本上没有的、在实践中又常常遇到的问题，谈几点粗浅体会和看法。
　　一、日积月累是提高写作效率的关键环节
　　日积月累是一项慢功夫，也是提高写作水平的真功夫。我们的工作都是在继承的基础上发展的，几乎没有什么全新的工作。即使是创新，也是在继承基础上的创新。去年干的，前年干的，甚至十几年前干的，今天还在干。这种周而复始的特点提示我们：过去的材料在今天仍有参考价值。谁对这一点认识清楚，谁就会下功夫做积累的工作；谁积累搞的好，谁写材料就省劲。
　　积累，首先是积累思想。俗话说，“天下文章一大抄”，但抄要抄之有变，抄之有新，抄得巧妙。要认真学习上级文件、领导讲话、报刊评论，从中捕捉闪现火花的思想，记录下来，以备写材料用。其次，要积累素材。对自己这一摊工作一定要心中有数，上级有什么政策规定，过去开过什么会，定过什么制度，采取什么步骤和措施，现在落实到什么程度，还有什么问题，要随时能够说得清，道得明。再次，要积累论述。关于抓落实的论述、关于克服形式主义的论述、关于抓基层的论述等，都是反复讲的话，“年年岁岁花相似”。但这些常用论述现编是很难的，只要我们把它积累起来，一旦写到这个问题时，加以改造，就可借用，收到“岁岁年年花不同”的效果。第四，要积累语言。古今中外流传着很多脍炙人口的名言警句。把这些积累起来，巧妙地运用到你的材料中去，就可以克服语言干涩、词汇贫乏的毛病，为你的文章增色生辉。
　　关于积累的方式方法，每个人可以根据各自的习惯来定。有的可以搞索引，就是把你认为有用的文件、讲话、刊物等登个记，一旦需要，知道上哪去查。有的可以搞摘录，勤动一动笔，发现好的思想、论述、语言，把它摘下来。有的可以剪辑，把看过的报纸剪下来，贴到一个本子上，以备查考。有些不允许剪的，如涉及泄密问题，可复印一份留存。现在有微机光盘，好的思想观点、成型做法打印存起来，一旦需要就可手到擒来。
　　二、摆脱“卡壳”困惑的基本途径
　　每个写材料的同志，可能都有这样的经历：写着写着，写不下去了，有时憋得头昏脑胀。这就是我们常说的“卡壳”现象。根据我的经历，“卡壳”现象主要有三种情况。
　　一种情况是：研究问题时说的很清楚，要写什么意思都明白，可是往纸上落，要见诸于文字时，就下不了笔。这是怎么回事呢?原来，语言可以借助手势、音调、表情来表达，而文字却不行，有时只是“听其言”，没有听清是什么意思，但通过“观其行”，看他讲话的手势、音调、表情，理解了他的意思。在这种情况下，把语言变成文字是困难的。再者，语言可以同义反复，甚至语无伦次，直至说清，让你听清为止。文字却要惜墨如金，必须一次说清，不允许写“车轱辘”话。还有，就是有的话可以说得出口，但却不能写。克服这种“卡壳”现象，没什么好办法，只能从语言训练和文字训练两个方面入手。要养成规范性语言说话的习惯，不能顺嘴胡勒勒；学习讨论时要积极发言，锻炼自己的口语表达能力；要学会记录自己，就是把自己在正规场合的发言，追记下来，从中既可发现自己说的毛病，又可锻炼写的能力。经过几年有意识的努力，你就可以达到出口成章、笔走龙蛇、口笔如一的境界。
　　“卡壳”的第二种情况是：“茶壶里的饺子——倒不出来”。这种情况多数表现在独立写作时，写着写着，不知下边写啥好，写不下去了。出现这种现象的原因是四个：一是路子不通，走进了死胡同。二是占有材料不够，“巧妇难为少米之炊”。三是缺少驾驭文字的能力。四是理不屈，词已尽。怎么解决这种“卡壳”现象呢?可采用以下六种方法来摆脱困境：一是换路思考法。“卡壳”时，可把思路重新清理一下，这条路走不通就不要硬走，探索一下别的可行之路。二是旁征博引法。写不下去时，可以引用一下领袖的话、古人的话，或者举个例子，这也是一种打破僵局的办法。三是拉“夫”顶替法。如果材料不够而“卡壳”，就是拉别的材料来充数。如果是因为词不达意而“卡壳”，就要先找个类似的词顶上，以后再修改，千万不要因个别词句耗时太多。四是跳跃前进法。某一个问题写不下去时，可先放一边，写下一段，让它沉淀一下，业余时间或在写下一段时可能突然受到什么启发，使人茅塞顿开，豁然开朗。即使什么灵感也没有出现，那么最后再来啃这块“硬骨头”也是可以的。五是砍掉合并法。如果材料的篇幅够了，含量已经挺大了，砍掉或合并一、两段也没什么了不起。六是找人闲侃法。“磨刀不误砍柴功”，实在写不下去，找几个人围绕要写的问题发表看法，既可以开阔视野，又可从中吸取营养。
　　“卡壳”的第三种情况是：争执不下。这种现象都发生在集体写材料中。互相争论，对于写材料是好事，应首先肯定。但有时也确实影响写作进度。争执的焦点没什么大不了的原则问题，大都是路子、词句之类。为什么相争不下?从思想上找原因，主要是争论双方凭义气用事，互不服气，想在文字功底上较量高低。那么，克服这种“卡壳”现象也就不是个文字能力问题，而是一个思想修养问题。作为一个材料班子的领导，不要把群众对自己的反对意见看成是大不敬，提到不尊重自己的高度来认识。要善纳群言，从谏如流，多用大家的话来组合材料。还要搞点逆向思维，善于从反面意见中，分析综合出有用的思想、语言和工作思路出来。作为群众，要向领导负责，对具体写法有意见，可以提出来，如果领导没有采纳，适当机会可以再提一次，如领导还不采纳，就要到此为止。领导毕竟站得高一些，阅历广一些，不采纳肯定有不采纳的理由，要相信领导高明。对领导提意见，可以一而再，不要再而三，这个度一定要把握好。群众与群众之间如果是老同志、心理承受能力强的同志、相互比较熟悉的同志，有了不同意见可以直言不讳，指出对方哪不行，为什么不行。如果是几个部门临时凑起来的，谁也不熟悉谁，在有了不同意见时，不要搞“大批判开路”，先贬一通别人的看法，然后再拿出自己的高见。这样容易导致你贬我一通，我贬你一通。争论不休，影响进度。可以各抒己见，直接谈自己的看法，供领导选择。
　　三、修改材料的着眼之点
　　材料写出来了，总要做些修改。特别是当领导的，既要改自己的材料，还要改部属写的材料。那么，怎样改材料呢？可以从以下七个方面着眼：
　　看看题目是否恰当。题目是材料的门面，眼睛有神，人就增色不少。材料好不好，标题很重要。一个材料写得很好，但标题不理想，就减色不少。修改材料，首先要看看标题怎样，是不是反映了材料的内容，是不是凝练、生动，一下子就能抓住人。要看看所有的素质、情况，是不是都围绕主题展开，有没有文不对题现象。
　　看看结构是否合理。文字材料结构不合理，会使人感到别扭，也妨碍内容的表达。材料写好后，或者部属把材料送给自己后，看完标题就是粗略翻一翻，看看在谋篇布局上有什么毛病没有，几个部分的摆放是否得当，关系是否妥帖，次序是否顺畅，详略是否得当，有没有因果颠倒的，有没有结构调整的必要。解决结构问题，要学点逻辑思维，大观点要套住小观点，小观点要能反映大观点。杂乱无章，就是“乱炖”。
　　看看事实是否确凿。修改材料时，在基本事实上千万不能添油加醋。数字不是越多越好，情节不能靠离奇吸引人，多了、奇了看起来很高很深，实际降低了可信度。另外，对数字、百分比、人名、地点要仔细核对，因为这些地方出了毛病，念着也是不通顺的，因此要格外小心。
　　看看口径、结论是否准确。文中提法不能违背上级的有关精神，不能与现行的法律、政策、典章、规定相抵触，不能有政治上的错误，不能有不合时宜的提法，不能有常识性的毛病。特别是在点问题、批评人、揭矛盾时，一定要把握好分寸。
　　看看内容是否周密。周密细致，是对机关工作的基本要求，也是对公文写作的基本要求。一份公文起草完了，要注意检查一下，看看要说的意思、要交待的问题是不是都写上了，还有没有丢项的，有没有自相矛盾的地方。在内容周密的方面，常犯的毛病有四个：一是时间重合，在同一时间里安排工作过多，使有些工作无暇顾及。二是空间拥挤，在同一个单位或场合安排活动太多，造成互相冲击。三是人员打架，让同一个人在同一时间里参加两个以上的活动，造成顾此失彼。四是与友邻部门工作不协调，使一些要求互相抵消。在周密性修改上，当领导的负重要责任，因干事有时不了解全局，难免出现不周密之处，需要各级领导层层把好关。
　　看看语言是否得体。用形容词要注意分寸，封顶的绝对说法要尽量避免，为情况的发展留点回旋余地。感情色彩很浓的话不要用，容易产生歧义的词不要用，过于干巴、表态的话少说。要消灭一切错字、别字，错别字多了与领导机关的地位不相称，也是个人工作不严谨、不细致的表现。
　　看看材料格式是否正确。每一种文体都有其特定的格式要求，要严格地按规定办理。
　　总之，材料不厌百回改。如果时间允许的话，多改两遍总会有好处，这既是对材料负责，同时，也是锻炼提高自己。
　　四、别人爱挑的毛病及其处理的办法
　　材料写出来后，当领导的总希望在一定范围内征求征求意见，请别人挑挑毛病。材料份量越重，发放范围越广，征求意见的范围也就越大，挑毛病的人也就越多。大家都会提些什么意见呢?五花八门。有具体意见，也有原则意见，有的意见好改，也有的意见难办，主要有以下几种：
　　1、高度不够。啥叫高度不够?一缺思想性；二缺深刻性；三缺全局性。说白了，就是你这个材料就事论事多了，没跳出局部工作、业务部门小圈子，认识上没有提起纲来，重要性、伟大意义没有论述清楚，没说到位。我们写材料中所涉及的工作、问题、事项，往往有好几层高度，究竟要提到什么高度来认识，可根据领导要求和材料发送的范围来定。如果挑毛病的同志认为你的材料高度不够，那你就把这个事的重要意义、对全局的影响再往高拔一拔。
　　2、份量不够。如果说你的材料份量不够，可能是四种情况：一个是篇幅短了。如果是因页数少、篇幅短而导致的份量不够，那就要把材料往长抻一抻，该展开的地方展开，加宽加厚。另一个是含量小了。如果是这种情况，就要打开眼界，从广义上去看待所写的内容，把材料的外延扩大一点，让它延伸到有关领域里去，通过增加覆盖面来增加份量。比如，写关于人才问题，你可以从培养、选拔、使用上分层写，如觉得含量不够，还可以延伸到管理、机制激励上。还有一个是缺少力度。所提的要求软绵绵的，没有硬性规定、措施，缺乏刚性，没有明确的检测手段，即使违反了也没有惩处的办法。如果是这种情况，那就要琢磨点“治人”的招了，并把这个招法强调得严肃些，说得狠些。第四个是缺乏权威性。如果是内容缺乏权威性而导致的份量不够，那你就要交待清楚这个事是根据哪个大人物指示办的，是党委集体决定的，这样可以使大家看到来头不小，不敢懈怠。如果是形式缺少权威性而导致的份量不够，那你可以通过提高规格的办法来解决，加大文件份量。
　　3、不鲜明。别人说你的材料不鲜明，可能是材料标题没把主要之点“叨”住，也可能是段落太长，还有可能是内容分类不好。解决这个问题，首先要从大、小标题着眼，尽量一针见血，字数不要太多，多了容易使人产生不鲜明的感觉。在段落上，不要分得太长，如有必要的话，段落开头可加个观点，告诉别人这段主要写什么意思。如果是内容划分不好，那就要静下心来，重新扒扒堆，把五谷杂粮分分类，不要让它们掺和在一起，使所有内容都从不同侧面紧紧扣主题。不鲜明，还有一个问题就是缺乏创新性。没有新鲜思想、材料、事例，受不到启发。要贯彻解放思想、与时俱进、开拓创新的精神，说新话，有新招，具有新意。
　　4、空一点。起草政治工作材料，总要讲点道理，发些议论，道理和议论写得恰到好处，可以给人以启发；写多了，就变成“正确的废话”，材料就会显得空洞无物。明白了这个道理，解决空的问题就不难了。要把那些说也可以、不说也可以的，把那些理论上驳不倒、实践中用不着的，把那些我会说、你也会说的“正确废话”，毫不惋惜地删掉。
　　5、碎一点。材料给人碎的感觉，往往是层次太多、段落太小、例子太杂、内容太散导致的。解决这个问题，要注意材料主题延伸的领域不要过于宽泛，要适可而止。在段落划分上，如果太长，容易导致不鲜明，但也不能太短，太短了，势必把材料弄得碎糟糟的。小例子、小的统计数据不能太多，多了容易使人眼花缭乱，在一段里留一、两个能说明问题的例子就可以了。内容上要多做些提炼，不要罗列一些现象。解决碎的问题，实际上是提高概括提炼的能力。
　　6、文字上再推敲推敲。别人提这个意见，你可从四个方面着手修改；一是检查一下成绩是否说满了，要把好些“过头话”往回拉一拉，留点回旋余地。二是检查一下问题是否说重了，把点问题的口气放缓和些。三是检查一下口径是否偏离了，可以翻翻文件和报纸，看看权威人士的话是怎么说的，尽量一致起来。四是检查一下语言是否失当了。有些话，基层群众可以说，但领导干部不能说，文学作品可以写，文件材料却不能写。在领导讲话中，在下发文件中，档次比较低的歇后语、四六句一般不要用，即使是那些高档次的歇后语、四六句，也要尽量少用。使行文与高级领导的身份吻合，与领导机关的地位相一致。
　　7、总体上要砍，具体上要加。有些综合性材料，涉及若干领域，牵扯几个部门的工作。征求意见时，各方代表往往都是“手提一把斧子，怀揣一堆楔子”，一上来就嫌长，就大砍，可是涉及到某页某段时，怀里的“楔子”一个个往外掏；这块要加这个意思，那块要加那个意思。摆脱这个两难困境，可采取四个办法；一是散会后，要和材料“定砣”的人通气，统一思想，看看究竟保留多大篇幅，把这个底数搞清了，难题就解决了一半。二是整段砍，使要加的不太重要的内容无处可加。三是换内容，你既然认为要加的内容非常重要，非加不可，那么，就去掉你这行中原有的内容，用新内容替之。四是调整段落，合并临近的内容。
　　五、加强思维能力的训练指向
　　写材料是思维能力在纸上的展现。提高文字能力必须从提高思维能力入手。思维能力向文字能力的迁移需要有一个过程，但这个过程并不是漫长的。思维能力很强的人，稍加调整就可成为文坛高手。写材料所需要的思维能力有四个，即形象思维能力、辩证思维能力、逻辑思维能力和抽象思维能力。
　　初学写作的人，大多是从写好人好事入手的。写好人好事，这就需要形象思维能力。对好人好事的观察要细致入微，要能抓住特点。写事能让人记住关键之点，写人能活灵活现，给人留下深刻印象。
　　说到辩证思维能力，我想到大家时常爱说的两句话。一句是“发展不平衡”，另一句是“成绩是主要的，但也有问题”，这两句话为什么能经久不衰，甚至成为工作的“套话”?就是因为它充满了辩证法。我们做爬格子工作的人，如果没有与本职相适应的辩证思维能力，那写出的材料就很可能强调了这方面，忽视了那方面，否定了这种倾向，掩盖了另一种倾向，漏洞百出，毛病一堆。就是说写好的特点，不能天花乱坠，要留有余地，符合实际，符合实情；写存在问题，不能一无是处，要适可而止，反映客观。总之，人无完人，工作也没有十分圆满的，说过了就没有人信了。
　　我刚到机关时，讲究“吹路子”。看到一些老同志包“吹”各种路子，使人佩服。现在回想起来，这些老同志除了反应敏捷外，很重要的是逻辑思维能力在起作用。逻辑思维能力强了，写这层意思时，很自然地想到下层该写什么了；论述一个问题时，很容易想到应该从几个方面入手。我们平时讲“浮想联翩”、“举一反三”等，就是这个意思。如果一个人善于进行逻辑思维，他写的材料就会立项准确，推理周延，概念清楚，判断恰当，一个材料在逻辑上经得住推敲，就不会遗漏重大内容，也不会出现重大差错。
　　关于抽象思维能力，这是写材料的同志必备的素质，也是毛泽东同志一再强调的。他老人家早在1937年就说：要将丰富的感性材料“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”，这实际就是抽象思维。抽象思维能力强了，才能不为表面现象所迷惑，才能透过现象看本质；观察事物能入木三分，阐述问题就能一针见血。
　　提高形象思维能力、辩证思维能力、逻辑思维能力、抽象思维能力不是一日之功，需要在漫长的工作实践中去学习。如果有时间的话，应看点哲学、逻辑学方面的书，这对提高四种能力大有好处。从某种意义上讲，经历就是能力，知识就是水平，一个人经历的事多了，学的知识多了，理性思维能力就强了，那么，他的文字能力和写作水平肯定会得到相应的提高。

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