近年来，随着税务系统税收征管、机构、干部人事等改革的不断深入，税收法制化、规范化、信息化建设的不断发展，对基层单位各类档案的立卷、归档、保管、利用等方面的工作带来了新的挑战，传统档案管理工作模式下存在的矛盾和问题也逐渐显现出来。因此，如何加强档案资料的整理归档、集中保管和综合利用，成为基层税务机关当前亟待解决的一个实际问题。
　　一、实行档案集中规范管理的必要性和紧迫性
　　长期以来，由于种种原因，造成基层税务机关档案管理工作的落后，主要存在以下方面的问题：一是档案管理硬件投入不足，档案管理达不到规范化的要求。资料丢失、损毁导致了档案资料的不完整，且检索和查阅手段落后，利用率低。二是档案管理人员不专业、不稳定，造成归档、利用上的混乱。资料传递、移交不及时，档案分类、编号不科学，案卷装订、归档不规范，档案保管不安全等。三是档案管理人员和部分税收执法人员的法律意识不强，随意、擅自增删、修改档案资料内容的现象偶有发生，致使档案资料缺乏真实性和严肃性。四是档案管理设备、管理措施较为原始，档案的信息价值未得到充分开发和利用等等。
　　建立软、硬件达标，安全可靠的综合档案室，对档案实行集中保管，推广应用档案管理系统，加快档案管理信息化建设，是解决这个问题的根本途径。其可操作性在于：档案资料相对集中、按时归档、科学分类、规范立卷、真实有效、安全完整、专业管理、资源共享、查阅快捷、责任明确。同时，推进档案管理工作的制度化、规范化，能够有效促进税务部门依法行政，促进基层税务机关管理基础建设和正规化建设。
　　按照省局“强基固本抓关键、创新务实促发展”的工作基调和XX局关于机关“四化建设”的要求，我局以规范档案管理为突破口，加强基础资料管理，提高管理规范度，促使各项工作向规范化、标准化、科学化的方向发展。强化了机关规范化建设，进一步夯实了全局管理基础工作。
　　二、主要做法
　　（一）统筹规划、组织协调，对档案资料的收集、整理、移交、分类、装订、立卷及归档等工作进行全面安排和部署。
　　一是加强组织领导，确保全局档案规范管理工作任务的如期完成。市局成立了档案规范管理工作领导小组，由市局主要领导任组长，分管领导任副组长，办公室和相关部门负责人为成员。负责组织指导档案资料的收集、整理、分类、立卷、归档等工作。二是加强调查研究和学习，做好充分的准备工作。专门组织人员到XX市税务局、XX区税务局及XX市档案局进行学习考察，邀请地、市档案局专业人员对工作人员进行业务培训，提高了档案整理工作人员的业务水平。制定了《XX市税务局档案集中管理实施办法》及各项工作方案，对档案资料收集、整理、分类、立卷及归档的方法、注意事项、时间要求及纳入档案管理资料的范围等进行了明确，为档案集中管理工作提供了有力的组织保障。三是优化人力资源配置，从各单位抽出十名具有一定档案管理工作经验的人员组成工作组，由领导小组统一调度使用，强化分工协作，各司其职、各负其责。促进了档案整理工作的正常有序开展。
　　（二）切实转变观念，多项措施并举，进一步加大档案室建设的硬件投入。
　　为实现档案管理的科学化、规范化，提高档案利用率，维护档案安全完整，根据档案管理法律法规对档案室设计的规定和要求，除地区局拨给的专项资金购置11列档案密集架外，市局挤出X万多元投入到档案室基础设施上。其中，装修工程投入资金X万元；购置各种档案盒投入资金X万元；购置空调、除湿机、吸尘器、碎纸机等投入资金X万元；档案办公室配置了办公桌椅一套、计算机一台，投入资金X万元。
　　（三）严格要求，规范操作，保质保量完成档案清理、销毁、整理、移交、分类、目录设置及归档等工作任务。
　　为抓好档案资料的收集、整理，我局党委多次召开专题会议，确定了“早布置、早动手、早收集、早移交”的工作方针，详细列出需要收集归档的各类档案资料，明确归档范围和职责分工，规定了各单位向市局移交档案的具体时限。根据“遵循档案的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则，对各类档案按照资料性质及保管期限等进行二级分类，将全市税务系统档案分为文书档案、征管档案、稽查档案、会计档案、基建档案、纪检档案、人事档案、声像档案、实物档案九大类若干类目，并明确了各类档案的具体整理、归档方法。
　　——文书档案的整理。一是对文件资料进行保管鉴定；二是将文件按年度归集，每个年度下按保管期限分类；三是在保管期限下按问题进行分类整理。按级别、保管期限设计目录代码。
　　——会计档案的整理。根据档案资料的性质和名称类别，分税收会计档案和财务会计档案两类整理。各种会计档案按年度和资料名称分为会计报表、会计账簿和会计凭证三类。按类别设计目录代码。
　　——征管档案的整理。按纳税人经济性质分企业和个体、分征管单位、分动态、静态资料进行整理。其中企业档案根据实际分为静态资料和动态资料两类；个体档案按序时档案管理办法结合档案集中规范管理要求进行分类。按纳税人经济性质、所属征管单位、资料类别等设计目录代码。
　　——纪检、人事档案的整理。鉴于纪检、人事档案的特殊性，由纪检、人事部门按规定整理后填写录入清册交档案室统一录入计算机，纪检档案交档案室统一保管，人事档案由人事教育部门负责保管。按级别、类别设计目录代码。
　　——稽查档案的整理。根据稽查类型和案件性质，按照日常稽查、专项稽查和专案稽查，分企业和个体按户、按件整理，并按年度和检查期限归档。按级别、纳税人性质、稽查案件类别设计目录代码。
　　——基建档案、实物档案和声像档案的整理。按问题以形成时间先后顺序和项目名称进行整理。其中，按级别、类别设计目录代码。
　　（四）推广应用档案管理系统，提高档案管理信息化水平。
　　一是运行由XX网络技术系统，与已运行的《公文处理》软件相结合，对XX年以来形成的电子文档全部倒入公文档案处理系统，对公文文档资料进行管理。XX系统中的档案管理模块也作为一个独立的应用软件，具有强大的文档管理功能，可以将《公文处理》系统内储存的文件直接导入本系统，提供非常快捷、方便的浏览、查询、调阅等服务。为实现文字处理、电子邮件、公文运转、档案管理、信息检索等工作的电子化、自动化、一体化，为领导科学决策、机关日常办公、系统信息服务提供了比较科学、高效、安全的现代化手段。二是引入XX信息研究所研制的档案管理软件，对征管、稽查、基建、声像、实物等非公文档案进行管理。将上述档案资料按规定分类整理后，录入该档案管理系统，通过其强大的模糊查询功能，能很迅速地查阅到所须的档案资料。通过运行以上系统软件，搭建一个提高机关办公管理效率的基础平台，提高了机关办公自动化水平，促进了单位内部的基础建设，为加强信息的共享和交流，改善办公环境，辅助办公活动，进一步提高工作效率和质量提供了先进的技术手段。
　　三、取得的成效
　　一是加快机关规范化建设步伐。规范档案管理，是机关规范化管理密不可分的一部分。通过整理，使我局档案管理工作向规范化、制度化、标准化、科学化的轨道迈出了第一步，为档案资源更好地服务税收、服务领导决策奠定了良好的基础，为机关规范化建设提供了可供借鉴的经验。
　　二是实现档案资料的科学、规范、集中统一管理，完善了检索工具，改变一本案卷目录一统天下的局面，加快各类档案计算机管理的进程，使档案信息的检索速度、查全率、查准率大大提高，提高了档案信息资源的共享率。促进文档一体化管理和档案查询网络化的发展，初步建立了档案管理持续改进的机制。
　　三是观念的转变带来工作方法的改变。档案工作的实际和现状告诉我们，在复杂问题面前，必须拓宽视野、创新观念，改变封闭、单一、直线的思维方式。在充分认识事物价值及其实现途径的前提下，把潜在的优势转化为现实优势，以人为本发挥积极性、创造性，为工作的顺利完成打下坚实的人本基础。
　　四、几点体会
　　经过X个多月的努力，我局基本完成了20XX年以来档案资料的清理、收集、整理、归档工作，实现了税收档案的集中管理。对如何抓好档案整理工作，我们有如下体会：
　　——领导重视是根本。领导重视与支持是做好档案工作的根本。档案管理工作是一项基础性工作，要建立税收工作长足发展机制，就不能忽视档案工作。为不断完善和推动档案管理工作，在地区税务局的统一部署下，市局党委把此项工作列入重要议事日程，并纳入目标管理考核。从经济投入、人员配备、设备购置等方面给予大力支持。在整个工作过程中，市局党委和分管领导始终给予了充分的关心和重视，并亲自动手做了许多细致的工作，为其他工作人员发挥了示范带头作用，极大的提高了工作组人员的积极性，为档案整理工作的按时顺利完成打下了坚实的领导基础。
　　——投入到位是基础。按照国家有关档案法律法规的规定，档案工作标准高、要求严、投入大。我局在地区局下拨经费的基础上，优先安排X万元专项资金，购置了档案密集架、空调、吸尘器、扫描仪、除湿机等设备，按档案保管要求对档案室进行装修，新配置1台计算机和1套办公桌椅，资金投入到位保证了档案室软、硬件质量的提升，办公条件进一步改善。其次是做到了人员到位。在基层工作任务繁重的情况下，市局经过精心考虑和周密安排，从各征管单位抽调有一定档案资料整理工作经验的人员充实到工作小组，集中人力资源，共同攻关，实现了档案整理与其他税收工作的统筹兼顾，全面发展。
　　——职责明晰是关键。为确保档案整理工作的质量，市局多次召开专题会议讨论工作计划和措施，制定了专门的实施方案，对档案资料的整理范围、清理时限、归档程序和办法等内容均做出了详细的规定和要求。对有关设备购置、软件安装及调试、档案室装修以及档案资料的收集、清理、装订、录入等等工作进行了明确的职责分工，做到定人员、定任务、定时间、定质量。工作小组人员各司其职，各负其责，有条不紊地开展工作。
　　——狠抓落实是保障。有了操作性强的实施方案和具体的职责分工只是前期工作的一部分，要确保工作计划的顺利实现并达到预期目标，还需要狠抓各项工作措施、制度的落实。在档案整理过程中，市局党委对此项工作时刻保持关注，分管领导自始至终参与，加强对工作的指导和严格监督，确保各项任务的落实。同时，为切实解决好档案整理工作与组织收入、基层建设、学习培训等工作的矛盾，市局积极协调各征管单位，增强全局意识，形成了各部门紧密配合，协同作战，齐抓共管的良好工作环境。
　　档案规范管理工作是一项长期的系统工程，需要我们不断创新观念，创新方法，不断探索和进取，需要全体干部职工的协作配合，齐抓共管。只有用高科技手段来管理档案，才能跟上经济社会的发展。我们将在今后的档案管理工作中，加强与系内外先进单位的学习和交流，为推进基层税务机关档案管理的规范化、科学化、系统化作出更大的努力。

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