一、手册说明
《集团公司会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明
适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。有关名词解释如下：
汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；
主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；
参会人员：对会议议程参与讨论和决策
列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；
与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；
会议通知起草与发送：会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；
会议通知应该包括以下几项内容：
会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；
会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；
由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:00开始，下午的会议定为14:00开始，均提前十分钟作为会议签到时间。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，每场会议时间一般应控制在2小时以内。
会议地点：会议地点应该明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；
会议议程：根据会议内容的不同，可分为汇报、通报、研讨等内容；每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；
会议注意事项
着装要求：应以衣着整洁、得体大方为主要原则，必须佩带工作牌；如有正装的着装要求需要明确指出；
会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。
对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊需求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项，
使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作PPT文件应该使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配；
对请假的要求：明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要向会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。
其它需要特殊说明的会议注意事项：
会议通知的发送：跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知，并由会务组成员电话通知到位；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；
会议纪律：与会人员应按时参会并签到；与会人员如果因特殊原因需要在会议
中途离开会场，需要向会议主持人请假并得到允许；
会务组织：
会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行；在每次会议准备期间，会议组织部门要统计参会人数、了解会议宗旨、整理会议预算，并报公司领导审批；
交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员到达报到时间，做好好车辆接送安排与食宿安排登记。会议期间的用餐原则上按工作餐安排。
三、会议程序
会前工作（按顺序）
议题及参会人员范围的确定
会议场所的选定：
在会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。要求外部环境整洁幽雅，治安好；
内部设施齐备：会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等
住宿（套间、单人间、标间）、餐饮、娱乐；
说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点，进行综合比较，提交会议组织部门确定后作后续工作。
会议通知的起草
应在会前一周确定本次会议的议程，其中包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。
结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的注意事项（必须包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。
申报会议预算
依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细：
包括：会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。
会议预算要求在会前四天完成，经会议组织部门审阅后，报公司总经理审批。
人员确认
结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通（往返）情况。中心半年会及年度会议，参会的人员均要安排做好接机、送机及住宿的安排工作。
预定
依据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室、房间、餐饮、娱乐。
要求：会议室要确认是否有音响设备及白板。
车辆安排
依据会议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、
到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。
会务通知起草
在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。
应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图（注：要包含会议通知的所有内容）。
会务通知要求至少在会前四天完成。
会务通知要求在会前三天发给参会人员。
起草会务组工作安排表
在所发会务通知的基础上，按会务流程分解会务工作，要求尽量详细并将任务落实到人。
在会议正式召开前，召集相关部门（参会部门、综合管理部、有使用到的相关资源）至少召开三次会务工作碰头会。
会务宣传品的制作
依据会议名称制作相应的签到背景板、签到台、温馨提示卡等，并根据会议议程需要制作相应的宣传品。
食品的采买
依据会议的长短，采购相应的水果（客房如需安排水果应尽量选用方便剥皮的水果，会议茶歇可选用需要刀切的水果）、干果及小点心，指导服务员工作，确定每次会议需有2-3名服务人员。通知服务人员每15分钟续茶。指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。
会议场地布置与熟悉
事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕。摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点，会务人员需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。所有会议所需用品必需在会前2小时运到会场；会议室所需用品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调试完毕。会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。
会中工作（按顺序）
会议室保障
会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。
协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。
在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。
及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。
汇报人员的保障
落实汇报人员及时到会；了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。落实汇报人员用餐情况。落实汇报人员返回情况。
用餐的保障
要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，尽量减少等待的时间。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。
娱乐的保障
事先应了解会场周边的娱乐情况，包括地点、预约联系电话、路程等。要有1名会务人员进行保障。
住宿的保障
提前与酒店沟通房间及房卡的取用程序，尽量先取得房卡；在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好签到，收集身份证并提供相应房间的房卡，待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒时间。会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间，做好与酒店的房卡交接。
会后工作（按顺序）
离会车辆安排
全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。
确定尚需要住宿的人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。
退房
在会议最后一天的中午12：00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。
设备整理
在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。
结帐
在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。
设备归还
返回公司后，归还所有所借设备。
费用报销
在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。
会务总结
会后尽快进行会务总结工作。
四、注意事项
1、会务人员要做好会议保障工作并携带公司通讯录方便联系。
2、全程会议要至少保证有1辆会议用车。
3、会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。
4、会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。
5、对于涉及机密的受控文件，要指定专人做资料的发放工作。
6、会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。
