办公室工作职能广、工作杂、问题多,事无巨细,纷繁复杂。作为一名办公室人员,我深知自己肩负的责任和承担的职责,时刻紧绷一根弦,丝毫不放松,在事务多、人手紧、任务重的情况下,扮演不同的角色,用一点一滴的辛劳和汗水努力圆满地完成工作。我的体会就是坚守自己的岗位,用勤快和严谨扮演好角色。
首先,我的第一个角色是机要员。作为机要员,首要任务是坚守岗位,做好值班工作。值班工作是机关一项重要的日常性、基础性工作,在保障政务、抓好事务、做好服务的同时,值班工作的重要性体现在确保机关工作高效有序地运行,也就是说机要员的工作是天天不断线、常年如一日。
对上连接省级部门和市委、市政府,对外连接其他职能部门,对下连接系统基层单位,不能漏接一个电话、漏收一份文件,更要保证收到的每一份文件通知能准确无误地传达给领导。意味着我要时刻注意各部门信息,及时将收到的文件通知传达下去,不能有丝毫懈怠。工作日不能随意离开办公室,有事也尽量不能请长假,同时节假日、周末也要迅速收取文件、通知。若不及时,不仅耽误重要事务,市政府更会电话催促,网上通报批评。一次节假日,我外出回家了,到了假期结束前一天市政府通过机要网下发了一个十分重要的会议通知,要求领导第二天一早开会,当时时间有点晚了,我正在回家途中,当务之急只有先电话问询会议时间、地点等内容,并迅速向领导转达,另说明我不能网上签收邮件的情况。当我将会议处理完,认为可以放下心来时,市里又打来电话要求我必须回到单位,进行网上签收,否则通报批评,因此我不得不返回单位签收通知。
尽管在别人眼里,值班工作就是坐在那里接接电话、收收邮件,简单而枯燥。但我体会到了一份坚守的不易,是对来客来访接待的第一张笑脸,是对来电来函回复的第一声问候,是对紧急事务处理的第一个枢纽。
其次,我的第二个角色是通讯员。通讯员工作内容多、范围广、头绪杂、任务急,经常出现的情况是这边正在处理会议通知,那边咨询电话就打过来了,这边等着分发文件,那边机要网邮箱又发来了一些待处理邮件。因此作为通讯员让我学会了勤快,勤奋而快速地处理事务。
当时间紧、任务重的时候,我要做到眼疾手快、嘴勤脚勤。通讯工作不仅要对收到的会议文件做好上传下达,更要对领导交办的工作雷厉风行、紧抓快办。会议来了,心记手快迅速做好笔记,再快速通知下去;文件来了,要跑前跑后将其及时分发下去。常常会碰到通知来得比较急,而领导又因工作原因不能及时批复处理,我必须迅速通过电话或短信方式请示领导,争取在规定时间内得到领导意见并及时传达到相关人。有一次全省召开视频会,第二天一早就要开,会议通知却在当天下午才收到,并且这是全市范围的会议,并不单单涉及到本单位,也就意味着必须在短时间内起草会议通知,编印会议资料,通知参会单位,并做好会务准备工作。我迅速向领导汇报情况得到指示后,有条不紊地迅速开始准备工作,终于在紧张的时间内将事情安排处理到位,虽然在会议资料编印过程中出现了一些差错,但最终保证了会议如期顺利举行。
再次,我的第三个角色是文件管理员。在办文过程中,我深切体会到了严谨的重要性。一份几千字的文件,出现一两个错别字,有人觉得没必要大惊小怪,但作为文件就失去了其严肃性,还有在排版时适用规定格式不当,或有些地方格式不对,也会让文件不再规范严谨。
办文过程要做到全面仔细,字斟句酌,反复锤炼,精益求精,防止出现极小或低级错误等问题,功亏一篑。做文件时必须心细如发,一丝不苟,不能粗枝大叶,粗心大意。我清楚地记得去年开年终总结会的时候,会上领导要宣读几份文件,我要提前将其做出来,又因文件要通过网上系统处理,需要相关领导签批,过程比较费时,因此我没有等网上签发出来,自己先将文件按照规范格式做好了,也审查了几遍,自认为没有问题了,结果领导在开会时读出了里面的错别字,场面一时尴尬,当下我是既羞愧又自责。当我用眼睛发现不了问题的时候,为什么不尝试自己读几遍呢,至此我体会到了严谨的工作作风的重要性,往往问题就出现在细小的、琐碎的,我们容易忽视的事情中。
办公室作为综合部门,工作关键字就是“杂”和“细”,平时处理的都是日常的事务性和临时性工作。综合部门的服务性工作没有台前的辉煌,大事细办、小事重办,做事善分析、讲节奏,分清事情轻重缓急只有幕后的艰辛,就是要勇于担当,甘于奉献,既善于办急事、要事、难事,又乐于做小事、琐事、杂事,不虚荣、不浮躁,脚踏实地,在平凡的岗位上也能做出不平凡的事迹。
我们都经历过这种时刻,当你还没有准备好的时候,要担起原本处理不了的事务,负起原本承担不了的责任,完成原本完成不了的工作,你不能手忙脚乱,不知所措,要冷静思考,沉着应对。事后你会深切感悟、深深感激,这样的工作岗位,正是你迅速成长的沃土。