第一条 为进一步规范公司办公室接待人员来客、来电的日常管理，特制订本流程。
第二条 来客接待
1、接待人员在遇到有访客到来时，应立即起身，向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系，并请来客正确填写《来宾登记卡》。
2、根据来宾填写的登记卡，由接待人员与相关部室电话联系，同时，为来宾指明楼层及办公室房间号。
3、来宾要访问副经理（以上领导）时，则由接待人员与公司办公室取得联系，请来宾在接待室稍事等候，由办公室人员通告总经理或副经理接见来宾。
4、遇有来宾要访问的副经理（以上领导）外出时、或遇领导在会议中或其他特殊情况不便接待来宾时，由接待人员向来宾说明缘由，并请来宾在《来宾联络单》上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由办公室人员或接待人员通知来宾，再次来访。
5、来宾来访结束后，由接待人员或办公室人员将来宾送出办公楼门口，并欢迎来宾再次来访。
第三条 来电管理。
1、电话铃声在响起第二声到第三声之间必须主动接听。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说声：“对不起，让您久等了”。
2、接待人员在接听电话时要使用规范用语，“您好！xxx公司，请问您找哪位？”。在通话结束后，要说“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快，再见！”。
3、来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体部门（具体人）的电话，则要迅速告知相关部门的分机号码。
4、来电为重要事项，则由接待人员将来电内容填写在《电话接听单》上，转到公司办公室，由办公室转报相关领导批示，回复来电。《电话接听单》要求填写好编号、及时存档。
5、如果来电者询问副经理（以上领导）电话时，应该礼貌地询问对方是谁、哪个单位，或直接转到公司办公室。如果是广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。
