公文是上情下达、下情上报、相互沟通协调的一种信息载体。现结合自己几年来办公室的工作，就公文写作和常用公文易犯错误的地方，谈几点体会：
公文写作首先要“入格”。公文，狭义上是“指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体”。要符合这里的“规范的格式”就是入格。
这些格式集中表现在形式上的格式。主要指文件首尾的版头和版记、标题、正文的行间距、字间距、字体、字号、纸张型号、各类标注（密级、保密期限、紧急程度）等。这些形式上反映出来的样式要符合公文要求，不能随性而来，自己觉得美观好看就怎么写怎么制作文件，这些都是公文制作的大忌，换句话就是“不入格”，公文第一要素就是必须先入格，凡是“不入格”的文件都不能称之为公文。
其次公文既要入格又要“出格”，要克服“八股文”。出格不是不讲规范，而是既讲规范又要克服长期以来公文行文中的“假、大、空、泛”等庸俗性行文。特别是企业行文要坚守“有事说事、数量精简”的原则，内容要“文字简洁、要求明确”，要有形成一种崭新的文风，不出“八股文”式的文件。
公文容易出错的几个地方。文种就是公文的种类，我们常用的文种无非5种：报告、请示、通知、函和纪要，而报告和请示使用最多又最易出错。
报告和请示这两个文种最易出错的地方就是把两者混用。我们有时会看到这样的文件标题《关于……的请示报告》，这样的标题行文往往让上级公司（机关）不知所措，原因是报告是呈阅性质的文件，上级公司（机关）只需知晓便可，上级公司（机关）没有职责回复。请示是呈批性质的文件，是对某一事项请求上级公司（机关）予以批复、批准，是要上级公司（机关）拍板的文件，上级公司（机关）有职责必须给予答复。像《关于……的请示报告》的文件是要上级公司（机关）批复还是不批复呢！？ 所以报告和请示这两种文种不可以混用。
另一种容易犯的错误是不用正式的报告文种而采取《关于……的总结》《关于……的汇报》这种标题行文，而公文种类中我们是找不到“总结”“汇报”这些公文文种的。这就是主观臆造文种，把日常口语化的称谓当作了文种种类。像这样的带总结性质的文件标题应改为《关于……情况的报告》或《关于……工作的报告》，既符合文种要求又反映文件整体内容。
第三种容易犯的错误是出文件既不提要求又不说目的，不知所谓。一篇文件读下来你不知道出文的目的是什么，违背公文行文基本准则，不注重实效，胡乱行文。对企业而言没目的就不行文应该成为规矩，要做到“能不行文就不行文”，克服文牍主义。
还有一种容易犯的错误就是会议纪要无要点或要点不清晰。会议纪要，可以简单理解为记录会议议定事项要点的文件。这就要求会议纪要必须重视记录要点的条理性，会纪纪要应该基本具备讨论事由和议定要点两个内容。要点在写法上一般是：“就……议题，会议同意……”、“会议决定对……”、“会议分析……决定……”或“会议同意……方案”等，并以序列号标明，这样就容易做到一事一议，条理清晰。同时纪要要记录会议达成一致的意见，又要记录个别不同看法。
总之，公文写作是一个讲究规范的写作过程，是不断学习提高的过程，是“带着镣铐跳舞”的工作。
