为规范邮件管理，确保大楼办公人员邮件的正常派发，制定如下规定：
　　1．挂号邮件收发管理
　　(1)管理部设挂号邮件签收登记册两套，一套放在大堂接待处，另一套由巡楼管理员管理。
　　(2)大堂接待岗负责签收邮局递送本大楼的挂号邮件，并按楼层顺序登记在挂号邮件收发登记簿上。
　　(3)邮件交接各环节中，交接双方必须办理交接手续。派发邮件时应要求用户出示有效身份证明，以便日后有据可查。
　　(4)管理部设立挂号邮件退件登记簿。凡属无用户认收的挂号邮件，作盲信退回邮政或物流公司。盲信由巡楼管理员交给信报员，信报员签收后转抄在挂号邮件退件登记簿上，再转交接待岗退回邮递员签收。
　　(5)凡有用户投诉丢失挂号邮件，经查核挂号邮件收发登记簿，追究邮件下落，由最后签名的管理员负责。
　　(5)凡有用户投诉丢失挂号邮件，经查核挂号邮件收发登记簿，追究邮件下落，由最后签名的管理员负责。
　　2．报刊及一般邮件收发管理
　　(1)收取：大楼用户订阅的报刊，由邮局或报社送到大楼大堂接待岗，接待岗通知信报员取回信报室分派。
　　(2)登记：分信员收到报刊后，认真清点登记。
　　(3)派发：报刊经登记后由信报员按订单派发到用户信箱内。
　　(4)缺失或迟到的报刊处理：发现报刊到件不足，或未按时送达，信报员必须与邮局或报社联系交涉，敦促尽快补送。若经交涉无效，应报告当班主管，由主管进一步交涉，必要时提交上级部门，出信投诉。
　　3．用户迁离后的邮件管理
　　用户迁离后，管理公司免费为用户提供一个月的平邮转投服务。
　　(1)信报员收到用户邮件转投申请后，提供平邮代收转投服务。
　　(2)用户迁离后的邮件，须存放于独立的专用柜，每星期通知用户回大楼领取。
　　4．邮件破损处理
　　(1)信报员发现邮局送来的邮件有破损时，应在邮件破损登记簿上做好记录，并经当值主管签名确认。
　　(2)信报员用本部专用的“此邮件收到时已破损”封条粘贴在破损的部位后，再派发到用户手中。

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