科学规范，创新应用
提高税务档案的管理水平
税务档案是税务部门重要的执法证据，也是税务工作日益程序化、法律化、规范化的体现。几年来，XX局以“科学规范，创新应用”的工作思路，突破传统的思维和工作模式，强化档案管理，提高税务档案管理的实际效率和利用效益，实现税务档案信息资源的系统共享，使档案真正成为税收征管的资料平台，决策管理支撑平台，提升了税收征管的管理水平。
一、转变观念，把档案规范化管理提高到一个重要的位置上来
以往我们对档案管理在认识上存在一些误区，工作不够重视，在人员配备上，大多数档案人员身兼数职或安排一些年老同志对档案进行粗放式的管理，档案管理只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。由于没有经过专业的档案知识培训，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。在硬件配置上，没有专用档案室，许多档案存放在阴暗潮湿的地下室或仓库内，导致部分档案损坏或丢失。
随着我局各项工作逐步走向科学化、规范化，特别是2009我局档案室晋升为全省优秀档案室，提升了我局各项工作质量，使我们尝到了规范化管理的甜头，也从中受到了启发，档案工作不仅是税务部门的门面，而且也是做好各项工作的基础，为此下决心对税收档案工作进行规范。
一是建章立制。建立健全系统完整的档案管理机构和规章制度，明确局领导和档案管理人员和其他相关人员的职责。以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，健全完善档案收集、整理、分类、立卷、销毁等制度，做到学习有范本，操作有规程，处理有依据。把具体工作量化、细化，分解给相关领导和直接责任人，建立日常考核机制，把档案管理工作作为科室年度目标考核的重要内容，实行档案管理岗位目标责任制，对不按时归档、归档材料不符合标准的，给予通报批评，并计入年终考核成绩，做到有功必赏、有过必罚，提高档案管理的水平。
二是合理配置人力资源，选派一些业务素质好、工作经验丰富、责任心强、有细心且有耐心的人员进行档案的专职或兼职管理，特殊情况下，抽调业务部门人员参与档案整理工作。2010年9月，我局由税政科负责对新税法实施近2年以来的所得税档案数据进行归集整理，年底从各个税源管理部门抽调10名干部集中进行此项工作，并由一名局领导具体负责指导和监督，以确保此项工作高效、圆满的完成。为确保档案管理的网络化，自2011年3月起，我局根据工作需要设立档案管理人员，其主要职责是建立健全税务机关档案工作的各项规章制度，监督、指导本机关各职能科室、分局形成的各种档案材料的收集、整理和归档，并对兼职档案人员进行定期或不定期的业务指导和业务培训；集中统一管理税务机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本机关各项工作服务，起到各级领导的参谋助手作用。
三是加大资金投入。硬件设施建设是档案工作的基础，近年来，我局不断加大硬件投入，改善档案管理工作环境。我局以档案库房从办公楼一楼迁移至办公楼五楼为契机，重修装修了100余平方米的档案专用库房，在办公楼一楼设置了税收档案室，购置了档案密集架和档案管理的必要设施，同时，抽调人力对一些损坏档案进行及时修复，截止到2011年5月中旬，在省、州局所得税处正确领导和市局档案馆的业务指导下，经过所得税管理人员辛勤工作和我局各税源管理部门的共同努力，基本上完成了2010年底以前各类税务审批、备案类档案的归集、整理、立卷、归档和验收工作，取得了阶段性成果。
四是标准规范化管理。在抓好硬件和人员配置的同时，按照局档案室晋级标准，积极采取措施，对档案室进行规范化管理，具体做到"六个统一"：统一设计档案盒外观，统一案卷编号；统一设计卷宗封面，统一设计卷宗目录。加强老档案的抢救工作，以往年度税务档案数据存放在基层税务分局，在“抢救”2008年以前年度税务档案期间，用"挖地三尺"来形容一点也不过分，近10人耗费近四个多月的时间，检查了局机关、税务分局的所有库房和檔柜才查找齐全。加强对老档案的清理工作，对一些陈旧档案，有利用价值的，及时加以修复，对过了保管期限的税务档案，按规定登记造册后进行统一销毁处理。强化档案人员交接管理，对档案管理人员调整变动工作时，科室领导和具体接管人员及时做好档案的交接工作，防止换人即换档案的现象出现。
目前我局累计完成154卷税务档案的收缴、归集、整理、立卷归档工作。其中：审批类98卷；备案类56卷，较好地完成了所得税档案归集整理工作，为档案规范化管理工作打下了坚实基础。
二、注重应用，发挥档案资料优势
在档案资源的开发利用上，我们立足税务工作实际，不断创新形式，变“死档案”为“活信息”，发挥档案资源优势。首先我们切实加强档案的信息化手段，充分利用好计算机等现代科技手段，简化管理程序，提高效率。过去，所得税征管档案文书受理从纳税人申请到主管税务机关纳税服务厅“综合服务岗”审核，由税务“综合服务岗”签署意见后移交到税源管理部门；税源管理部门调查审核后签署意见将资料移送政策法规科，政策法规科审核签署意见后，向主管副局长专题汇报案头和实地调查审核情况，并提请召开局长办公会议，主管税务机关召开局长办公会议，做出审批决定，并将讨论通过情况做以文字记录，备案。这些工作全部依靠专（兼）职档案员手工操作完成，而且要零错误按时完成，耗费人力较多，工作量较大。计算机则主要用来编制档案目录、打印卷宗、送达回证等，在档案的整理、运转、共享利用上没有引入“信息化”，致使工作效率不高。
针对这一情况，我们及时与信息中心取得联系，由“一站式”服务向“一网式”服务转变。开通电子申报、网上申报等多种形式的申报方式，提高税收信息化的应用程度，为纳税人提供更加方便快捷的服务。针对所得税档案管理工作的实际，以软件V2.0为依托，借助现代化信息网络资源的优势，逐步构筑起强大的信息网络，跟工商、财政、金融等部门联网，及时掌握全方位、多层次的征管信息，解决好所得税文书流转慢、资料多、信息不能共享的矛盾，努力提高工作效率。
具体应用的实例如：我局2010年度审核（备案）小型微利企业23户，在整理税收优惠档案资料时，通过“信息化”，V2.0软件能查到的资料不让企业重复报送（工商执照复印件、税务登记复印件、会计报表复印件、组织机构代码复印件、企业章程复印件等）达到事半功倍的效果。
三、几点体会
一是加强领导，强化宣传。税务档案是税收工作过程的历史记录，它不仅能规范日常工作行为，也能够推动工作质量和效率的不断提高，同时还能规范税收执法、防范执法风险和推进精细化管理。因此要加强对档案工作的宣传力度，提高广大执法人员尤其是领导班子对税务档案重要性的认识，从而推动税务档案管理步入正轨。同时，也要向纳税人做好宣传，取得纳税人对税务档案工作的大力支持和配合。
二是优化配置，加大投入。随着档案事业的发展，未来的档案人员将从“经验型”、“理论型”、“实干型”向“技术型”转变。要重视档案工作，切实把税务档案工作列入领导议事日程,重视和培养青年档案工作人员，提高他们的工作积极性，并保持相对稳定性。有必要在完善税务档案管理办法的基础上，重新制定档案工作考核评比的细则，作为检查和衡量每个单位档案工作的标准和依据。结合季度或年度目标管理考核对各单位的档案工作严格进行检查、评比，切实促进基层国税部门税务档案工作。
三是注重开发，加强利用。税务档案的价值体现在开发利用上，否则就变成“死”的东西，自然就得不到应有的重视。因此，基层税务部门应该在税务档案的综合开发利用上多下功夫。一是要围绕推动工作落实抓档案利用。税务档案的整理、归档过程，可以暴露出工作中的一些不足和税收管理中的薄弱环节，有针对性的督促各项工作的整改和落实。二是要围绕规范执法行为抓档案利用。税务档案更能全面真实地反映出税收执法的总体情况和执法人员的整体素质。要及时进行分析和总结，帮助执法人员加强学习、减少过错，从而促进执法行为的不断规范和执法质量的不断提高。三是要围绕防范执法风险抓档案利用。通过税收资料档案收集、规范整理、准确鉴定，及时查找税收执法风险点，最大限度地防范了更大过错的产生，实行了自我保护。四是要围绕文明创建抓档案利用。在文明创建、对外宣传上注重音像、图片资料的收集、存档和使用。
以上是我们在税收档案管理中的一些具体做法，在今后的工作中，我们将按照“坚持一个中心”、“突出两个重点”、实现“五个目标”的工作任务，加强征管。加快税收档案管理信息化的应用程度，全方位提高干部素质，切实减轻纳税人负担，进一步优化纳税服务，努力提高税收档案管理水平。要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，为我国税收工作不断走向规范化、科学化、现代化提供有力保障，为促进我国社会主义和谐社会发展提供坚实基础。
